การพัฒนาหลักสูตรด้วย Critical Events Model (CEM) ขั้นที่ 8

Critical Event Model (CEM)
-Leonard Nadler- 1994

ขั้นที่  8   การบริหารจัดการฝึกอบรม  (Conducting Training)

           การจัดฝึกอบรมเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น  และปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของผู้เข้าอบรม (Participants)  โดยการคัดเลือกผู้เข้าอบรมมักมาจากหัวหน้างานคัดเลือกพนักงานที่มีปัญหาที่ต้องการเปลี่ยนพฤติกรรม  แต่บางครั้งหัวหน้างานก็อาจส่งพนักงานที่ไม่มีความจำเป็นต้องอบรมเข้าร่วมแต่สิ่งนี้ไม่ได้เป็นปัญหาเพราะการที่พนักงานจากหน่วยงานเดียวกันมาเข้าอบรมด้วยกันจะได้รับประสบการณ์เดียวกันและเห็นร่วมกันถึงสิ่งที่คาดหวัง  บางกรณีพนักงานได้รับการอนุญาตให้เป็นผู้เลือกเข้าอบรมเอง  ดังนั้นหลักสูตรเหล่านี้จะไม่ได้ตั้งอยู่บนปัญหาเป็นหลักของผู้เรียน  แต่กระนั้นผู้เข้าอบรมก็ควรทราบวัตถุประสงค์และสิ่งที่คาดหวังของหลักสูตร  มิฉะนั้นจะไม่เกิดประโยชน์ต่อการเรียนรู้

           ผู้ออกแบบควรตรวจสอบอีกครั้งว่าความต้องการการฝึกอบรมยังคงเหมือนเดิมกับที่ได้กำหนดไว้ในตอนแรก  โดยการตรวจรายชื่อของผู้เข้าอบรมที่ส่งมาให้ก่อนหน้านั้น และรายชื่อผู้มาเข้าอบรมจริงๆ  หากเป็นคนๆ เดียวกัน  หมายความว่า  ความต้องการยังคงเดิม  หรือความต้องการนั้นอาจจะมีความสำคัญเพิ่มมากขึ้นกว่าเดิมด้วย

           นอกจากนี้  การเตือนผู้เข้าอบรมก่อนการอบรมก็จำเป็นแม้หัวหน้างานจะส่งรายชื่อมาให้ HRD แล้วก็ตาม  และควรมีกระบวนการให้ผู้เข้าอบรม feedback กลับมาด้วย  และบางหลักสูตรต้องการให้ผู้เข้าอบรมได้เตรียมอ่านเอกสาร  คู่มือล่วงหน้าก่อนการอบรมซึ่งเป็นเทคนิคที่ดี

           การเตรียมความพร้อมของวัสดุ อุปกรณ์ที่ต้องใช้ รวมถึงผู้ที่ต้องดูแลการฝึกอบรม  ควรเป็นผู้ที่อยู่ใน HRD  และมีประสบการณ์ในหลักสูตรที่จัดหรือเข้ากับลักษณะของผู้สอนได้

           การเปิดการฝึกอบรมไม่มีรูปแบบที่แน่นอนขึ้นอยู่กับสถานการณ์  บางครั้งอาจเริ่มการเรียนการสอนเลย  บางครั้งมีกิจกรรมก่อน  บางองค์กรมีมาตรฐานที่แน่นอนว่าต้องมีขั้นตอนการเปิดฝึกอบรมอย่างไร

การจัดบรรยากาศ  (Climate setting)

           เมื่อเริ่มหลักสูตรบรรยากาศเป็นสิ่งสำคัญ  อาจเริ่มด้วยกิจกรรมที่ทำให้ผู้เข้าอบรมรู้สึกเป็นกันเอง  ผ่อนคลายก่อน  เช่นการแจ้งกำหนดการ  วัตถุประสงค์ สิ่งที่คาดหวัง  ไม่ควรมีการกล่าวเปิดที่ยาวเกินไป หรือการเปิดเทปการกล่าวเปิดของ CEO   ที่ซ้ำกันทุกครั้ง  หรืออาจเปิดการอบรมด้วยหัวหน้างานที่เกี่ยวข้องเพื่อแจ้งความคาดหวังที่ต้องการ 

           หรือเป็นการเปิดแบบไม่เป็นทางการเช่น  มีการรับประทานชา กาแฟ  อาหารเช้าก่อนการอบรมเพื่อให้สร้างบรรยากาศ  หรือการรับประทานอาหารเย็นก่อนการอบรมโดยมากใช้กับระดับผู้บริหาร

           การเปิดหลักสูตร  ผู้เข้าอบรมจำเป็นต้องทราบ 3  เรื่องคือ

1.  วัตถุประสงค์  ของหลักสูตร  พฤติกรรมที่คาดหวัง
2.  ความต้องการ (requirement)  เรื่องเวลาการเข้าร่วม  การมีส่วนร่วม  งานที่จะมอบหมายต่างๆ 
3.  ความคาดหวังร่วมกัน  สิ่งที่ผู้สอนคาดหวังจากผู้เรียน  ผู้เรียนคาดหวังอะไรจากผู้สอน 

ทั้งนี้อาจมีเหตุการณ์ไม่คาคคิดเกิดขึ้นได้เสมอ เช่น  วิทยากรมาไม่ตรงเวลา  อาจด้วยรถติด หรือมาไม่ได้    ซึ่งบางครั้งอาจแก้ไขสถานการณ์ได้และหากไม่ได้อาจต้องยกเลิกการจัดฝึกอบรมออกไปก่อน

ผู้ดูแลการจัดฝึกอบรม  (The Program Director)

           ควรเป็นคนจาก HRD  เพื่อดูแลผู้เข้าอบรมและผู้สอน  และดูว่าการสอนเป็นไปตามที่ได้วางแผนไว้หรือไม่  บางครั้ง program director  และผู้ออกแบบเป็นคนๆ เดียวกัน แต่หากเป็นคนละคนกัน  program director  ต้องรายงานปัญหาต่างๆ ให้ ผู้ออกแบบทราบเพื่อแก้ไขปัญหา

           Program director  ต้องทำทุกอย่างให้ผู้เรียนสนใจในกระบวนการเรียนรู้  และดูว่าจะแก้ไขสถานการณ์อย่างไรเพื่อให้ไม่สิ่งใดขัดจังหวะการเรียนรู้

การประเมินผลหลักสูตร  (Evaluating the program)

           ควรมีการประเมินผลเป็นระยะระหว่างหลักสูตร  โดยใช้  formative evaluation เพื่อทราบว่าเกิดการเรียนรู้หรือไม่  และเมื่อจบหลักสูตรควรประเมินด้วย summative evaluation  เพื่อเป็นข้อมูลในการปรับหลักสูตรในอนาคต

           อาจมีการนำ pre-test  และ post-test  มาใช้  โดย pre-test  ใช้ก่อนการอบรมแต่ควรระวังเรื่องบรรยากาศการอบรมและอาจเกิดความรู้สึกทางลบ 

           การประเมินโดย post-test  ใช้สำหรับประเมินการเรียนรู้เท่านั้น  ไม่ใช่สำหรับการปฏิบัติงาน  แต่ post-test  ที่ดีควรให้ใกล้กับความคาดหวังในการปฏิบัติงานมากที่สุด  เพราะการปฏิบัติงานไม่สามารถวัดได้จนกว่าผู้เข้าอบรมจะกลับไปทำงานและแสดงพฤติกรรมนั้น  และจะถูกประเมินโดยหัวหน้างานซึ่งผลการประเมินควรจะถูกส่งมาที่ HRD ด้วย

การปิดหลักสูตร  (Closing the program)

           มีความสำคัญพอๆกับการเปิดหลักสูตรที่ควรจะต้องสร้างบรรยากาศที่ดีให้เกิดขึ้น  ไม่ควรให้จบโดยยังมีความสับสนอยู่  หรือให้ประเมินผลแล้วกลับได้พร้อมความงุนงง  ควรมีการวางแผนที่ดีและมีกิจกรรมที่สรุปถึงประสบการณ์การเรียนรู้ที่ได้รับและพฤติกรรมอะไรบ้างที่จะเปลี่ยนไปหลังการอบรมนี้

Recognition for participants

           การให้ประกาศนียบัตรเป็นการสร้างการจดจำสำหรับผู้เข้าอบรม  หรืออาจเป็นจดหมายจากผู้บริหารก็ได้  แต่ควรมีเงื่อนไขว่าหากเข้าตามเวลาที่กำหนดจึงจะได้รับ  และหัวหน้างานของผู้เข้าอบรมควรร่วมในพิธีปิดนี้ด้วย

Recognition for instructor

           สำหรับวิทยากรภายนอกการให้คุณค่าอาจทำได้โดยการมีจดหมายขอบคุณจาก HRD manager  ผลการประเมินสามารถนำมาแสดงให้ทราบได้

           สำหรับวิทยากรภายในการแสดงให้เห็นถึงคุณค่าเป็นสิ่งสำคัญมาก  อาจเป็นจดหมายขอบคุณส่งถึงหัวหน้างาน  หรือมีงานเลี้ยงที่ผู้บริหารระดับมาร่วมด้วย หรือการให้ประกาศนียบัตรก็เป็นสิ่งที่แสดงความสามารถ  ทุ่มเทที่มีต่อองค์กร

การประเมินผลและการให้ผลย้อนกลับ  (Evaluation and Feedback)

           สิ่งที่ต้องนำไปวิเคราะห์อย่างมากคือ  ผู้เรียนได้เรียนรู้อะไร  การรายงานผลสามารถทำได้หลากหลายรูปแบบทั้งในรูปสถิติ  แต่ไม่ควรนำเสนอรายงานที่เสนอความสามารถ (competency)  ในลักษณะสถิติ  เพราะจะเข้าใจยาก

           HRD  ควรเข้าไปติดตามผลหลังการฝึกอบรมว่าการปฏิบัติงานมีการเปลี่ยนแปลงตามที่คาดหวังหรือไม่   ผู้ออกแบบสามารถใช้ขั้นตอนนี้ประเมิน CEM  ไปในตัว

           Feedback  ที่ได้จากการจัดฝึกอบรมควรส่งให้ส่วนต่างๆ ได้ร่วมรับรู้  เช่น  หัวหน้างาน  ผู้สอน  ผู้เรียน  แม้จะมีการประเมินที่เป็นทางลบ แต่ก็ควรทำด้วยความระมัดระวังเนื่องจากหัวหน้างานบางคนอาจไม่ต้องการให้คนอื่นรับรู้  และจากผลการประเมินจะทำให้คาดการณ์การจัดฝึกอบรมในครั้งต่อไปว่าควรปรับอย่างไรบ้าง

คำถามที่ควรถูกถามในขั้นตอนนี้ได้แก่

1.   จากหลักสูตรที่ได้จัดไปสามารถแก้ปัญหาได้หรือไม่

2.   ต้องมีการจัดหลักสูตรนี้ซ้ำสำหรับความต้องการนี้หรือไม่   ใช้สำหรับหลักสูตรนี้เป็นหลักสูตร pilot  และต้องจัดหลักสูตรนี้ให้กับกลุ่มอี่นอีก

           3.  ถ้าต้องจัดหลักสูตรนี้ซ้ำ  ต้องปรับหลักสูตรหรือไม่

Reference
Leonard Nadler and Peace Nadler. Designing training programs:The Critical Events Model. 1994.