-Leonard Nadler- 1994
ขั้นที่ 8 การบริหารจัดการฝึกอบรม (Conducting Training)
การจัดฝึกอบรมเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น และปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของผู้เข้าอบรม (Participants) โดยการคัดเลือกผู้เข้าอบรมมักมาจากหัวหน้างานคัดเลือกพนักงานที่มีปัญหาที่ต้องการเปลี่ยนพฤติกรรม
แต่บางครั้งหัวหน้างานก็อาจส่งพนักงานที่ไม่มีความจำเป็นต้องอบรมเข้าร่วมแต่สิ่งนี้ไม่ได้เป็นปัญหาเพราะการที่พนักงานจากหน่วยงานเดียวกันมาเข้าอบรมด้วยกันจะได้รับประสบการณ์เดียวกันและเห็นร่วมกันถึงสิ่งที่คาดหวัง บางกรณีพนักงานได้รับการอนุญาตให้เป็นผู้เลือกเข้าอบรมเอง
ดังนั้นหลักสูตรเหล่านี้จะไม่ได้ตั้งอยู่บนปัญหาเป็นหลักของผู้เรียน
แต่กระนั้นผู้เข้าอบรมก็ควรทราบวัตถุประสงค์และสิ่งที่คาดหวังของหลักสูตร มิฉะนั้นจะไม่เกิดประโยชน์ต่อการเรียนรู้
ผู้ออกแบบควรตรวจสอบอีกครั้งว่าความต้องการการฝึกอบรมยังคงเหมือนเดิมกับที่ได้กำหนดไว้ในตอนแรก
โดยการตรวจรายชื่อของผู้เข้าอบรมที่ส่งมาให้ก่อนหน้านั้น
และรายชื่อผู้มาเข้าอบรมจริงๆ หากเป็นคนๆ
เดียวกัน หมายความว่า ความต้องการยังคงเดิม หรือความต้องการนั้นอาจจะมีความสำคัญเพิ่มมากขึ้นกว่าเดิมด้วย
นอกจากนี้
การเตือนผู้เข้าอบรมก่อนการอบรมก็จำเป็นแม้หัวหน้างานจะส่งรายชื่อมาให้ HRD
แล้วก็ตาม
และควรมีกระบวนการให้ผู้เข้าอบรม feedback กลับมาด้วย
และบางหลักสูตรต้องการให้ผู้เข้าอบรมได้เตรียมอ่านเอกสาร คู่มือล่วงหน้าก่อนการอบรมซึ่งเป็นเทคนิคที่ดี
การเตรียมความพร้อมของวัสดุ
อุปกรณ์ที่ต้องใช้ รวมถึงผู้ที่ต้องดูแลการฝึกอบรม ควรเป็นผู้ที่อยู่ใน HRD และมีประสบการณ์ในหลักสูตรที่จัดหรือเข้ากับลักษณะของผู้สอนได้
การเปิดการฝึกอบรมไม่มีรูปแบบที่แน่นอนขึ้นอยู่กับสถานการณ์ บางครั้งอาจเริ่มการเรียนการสอนเลย บางครั้งมีกิจกรรมก่อน บางองค์กรมีมาตรฐานที่แน่นอนว่าต้องมีขั้นตอนการเปิดฝึกอบรมอย่างไร
การจัดบรรยากาศ (Climate setting)
เมื่อเริ่มหลักสูตรบรรยากาศเป็นสิ่งสำคัญ
อาจเริ่มด้วยกิจกรรมที่ทำให้ผู้เข้าอบรมรู้สึกเป็นกันเอง ผ่อนคลายก่อน
เช่นการแจ้งกำหนดการ วัตถุประสงค์
สิ่งที่คาดหวัง
ไม่ควรมีการกล่าวเปิดที่ยาวเกินไป หรือการเปิดเทปการกล่าวเปิดของ CEO ที่ซ้ำกันทุกครั้ง หรืออาจเปิดการอบรมด้วยหัวหน้างานที่เกี่ยวข้องเพื่อแจ้งความคาดหวังที่ต้องการ
หรือเป็นการเปิดแบบไม่เป็นทางการเช่น มีการรับประทานชา กาแฟ
อาหารเช้าก่อนการอบรมเพื่อให้สร้างบรรยากาศ
หรือการรับประทานอาหารเย็นก่อนการอบรมโดยมากใช้กับระดับผู้บริหาร
การเปิดหลักสูตร ผู้เข้าอบรมจำเป็นต้องทราบ 3 เรื่องคือ
- วัตถุประสงค์ ของหลักสูตร พฤติกรรมที่คาดหวัง
- ความต้องการ (requirement) เรื่องเวลาการเข้าร่วม การมีส่วนร่วม งานที่จะมอบหมายต่างๆ
- ความคาดหวังร่วมกัน สิ่งที่ผู้สอนคาดหวังจากผู้เรียน ผู้เรียนคาดหวังอะไรจากผู้สอน
ทั้งนี้อาจมีเหตุการณ์ไม่คาคคิดเกิดขึ้นได้เสมอ
เช่น วิทยากรมาไม่ตรงเวลา อาจด้วยรถติด หรือมาไม่ได้
ซึ่งบางครั้งอาจแก้ไขสถานการณ์ได้และหากไม่ได้อาจต้องยกเลิกการจัดฝึกอบรมออกไปก่อน
ผู้ดูแลการจัดฝึกอบรม (The Program Director)
ควรเป็นคนจาก HRD เพื่อดูแลผู้เข้าอบรมและผู้สอน
และดูว่าการสอนเป็นไปตามที่ได้วางแผนไว้หรือไม่ บางครั้ง program director และผู้ออกแบบเป็นคนๆ เดียวกัน
แต่หากเป็นคนละคนกัน program
director ต้องรายงานปัญหาต่างๆ
ให้ ผู้ออกแบบทราบเพื่อแก้ไขปัญหา
Program director ต้องทำทุกอย่างให้ผู้เรียนสนใจในกระบวนการเรียนรู้
และดูว่าจะแก้ไขสถานการณ์อย่างไรเพื่อให้ไม่สิ่งใดขัดจังหวะการเรียนรู้
การประเมินผลหลักสูตร (Evaluating the
program)
ควรมีการประเมินผลเป็นระยะระหว่างหลักสูตร โดยใช้
formative evaluation เพื่อทราบว่าเกิดการเรียนรู้หรือไม่ และเมื่อจบหลักสูตรควรประเมินด้วย summative
evaluation เพื่อเป็นข้อมูลในการปรับหลักสูตรในอนาคต
อาจมีการนำ
pre-test และ post-test มาใช้ โดย pre-test ใช้ก่อนการอบรมแต่ควรระวังเรื่องบรรยากาศการอบรมและอาจเกิดความรู้สึกทางลบ
การประเมินโดย
post-test ใช้สำหรับประเมินการเรียนรู้เท่านั้น ไม่ใช่สำหรับการปฏิบัติงาน แต่ post-test ที่ดีควรให้ใกล้กับความคาดหวังในการปฏิบัติงานมากที่สุด
เพราะการปฏิบัติงานไม่สามารถวัดได้จนกว่าผู้เข้าอบรมจะกลับไปทำงานและแสดงพฤติกรรมนั้น
และจะถูกประเมินโดยหัวหน้างานซึ่งผลการประเมินควรจะถูกส่งมาที่ HRD ด้วย
การปิดหลักสูตร (Closing the program)
มีความสำคัญพอๆกับการเปิดหลักสูตรที่ควรจะต้องสร้างบรรยากาศที่ดีให้เกิดขึ้น ไม่ควรให้จบโดยยังมีความสับสนอยู่
หรือให้ประเมินผลแล้วกลับได้พร้อมความงุนงง ควรมีการวางแผนที่ดีและมีกิจกรรมที่สรุปถึงประสบการณ์การเรียนรู้ที่ได้รับและพฤติกรรมอะไรบ้างที่จะเปลี่ยนไปหลังการอบรมนี้
Recognition
for participants
การให้ประกาศนียบัตรเป็นการสร้างการจดจำสำหรับผู้เข้าอบรม หรืออาจเป็นจดหมายจากผู้บริหารก็ได้
แต่ควรมีเงื่อนไขว่าหากเข้าตามเวลาที่กำหนดจึงจะได้รับ
และหัวหน้างานของผู้เข้าอบรมควรร่วมในพิธีปิดนี้ด้วย
Recognition
for instructor
สำหรับวิทยากรภายนอกการให้คุณค่าอาจทำได้โดยการมีจดหมายขอบคุณจาก
HRD
manager ผลการประเมินสามารถนำมาแสดงให้ทราบได้
สำหรับวิทยากรภายในการแสดงให้เห็นถึงคุณค่าเป็นสิ่งสำคัญมาก อาจเป็นจดหมายขอบคุณส่งถึงหัวหน้างาน หรือมีงานเลี้ยงที่ผู้บริหารระดับมาร่วมด้วย
หรือการให้ประกาศนียบัตรก็เป็นสิ่งที่แสดงความสามารถ ทุ่มเทที่มีต่อองค์กร
การประเมินผลและการให้ผลย้อนกลับ (Evaluation and
Feedback)
สิ่งที่ต้องนำไปวิเคราะห์อย่างมากคือ ผู้เรียนได้เรียนรู้อะไร
การรายงานผลสามารถทำได้หลากหลายรูปแบบทั้งในรูปสถิติ แต่ไม่ควรนำเสนอรายงานที่เสนอความสามารถ (competency) ในลักษณะสถิติ เพราะจะเข้าใจยาก
HRD
ควรเข้าไปติดตามผลหลังการฝึกอบรมว่าการปฏิบัติงานมีการเปลี่ยนแปลงตามที่คาดหวังหรือไม่ ผู้ออกแบบสามารถใช้ขั้นตอนนี้ประเมิน CEM ไปในตัว
Feedback ที่ได้จากการจัดฝึกอบรมควรส่งให้ส่วนต่างๆ ได้ร่วมรับรู้ เช่น หัวหน้างาน ผู้สอน ผู้เรียน แม้จะมีการประเมินที่เป็นทางลบ แต่ก็ควรทำด้วยความระมัดระวังเนื่องจากหัวหน้างานบางคนอาจไม่ต้องการให้คนอื่นรับรู้ และจากผลการประเมินจะทำให้คาดการณ์การจัดฝึกอบรมในครั้งต่อไปว่าควรปรับอย่างไรบ้าง
คำถามที่ควรถูกถามในขั้นตอนนี้ได้แก่
1. จากหลักสูตรที่ได้จัดไปสามารถแก้ปัญหาได้หรือไม่
2. ต้องมีการจัดหลักสูตรนี้ซ้ำสำหรับความต้องการนี้หรือไม่ ใช้สำหรับหลักสูตรนี้เป็นหลักสูตร pilot และต้องจัดหลักสูตรนี้ให้กับกลุ่มอี่นอีก
3. ถ้าต้องจัดหลักสูตรนี้ซ้ำ ต้องปรับหลักสูตรหรือไม่Reference
Leonard Nadler and Peace Nadler. Designing training programs:The Critical Events Model. 1994.
